Effizienzsteigerung mit den richtigen KPI: Wie Sie Verluste identifizieren und reduzieren

In vielen Unternehmen bleiben betriebliche Ineffizienzen oft unbemerkt, was zu erheblichen finanziellen Verlusten führen kann. Angesichts steigender Kosten, wachsender Unsicherheiten und neuer regulatorischer Anforderungen müssen Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich weiterentwickeln, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Hier kommen Key Performance Indicators (KPIs) ins Spiel: Sie sind nicht nur messbare Werte, die den Fortschritt und Erfolg von administrativen sowie Produktionsprozessen anzeigen, sondern auch unverzichtbare Werkzeuge, um Transparenz zu schaffen und Verluste transparent zu machen. Durch gezielte Maßnahmen auf Basis der richtigen Kennzahlen-Sets können Unternehmen erhebliche Kosteneinsparungen realisieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken, ohne an anderer Stelle kurzfristige Einsparungen durchsetzen zu müssen.

Bedeutung und Auswahl der richtigen Kennzahlen

KPIs sind essenziell für die Steuerung und Optimierung von Unternehmensprozessen. Sie spiegeln verschiedene Leistungsaspekte wider und dienen als Kompass, der den Fortschritt in Richtung der strategischen Ziele aufzeigt und messbar macht. Der Nutzen von KPIs liegt in ihrer Fähigkeit, Transparenz zu schaffen und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren und zu quantifizieren.

Doch nicht alle KPIs sind gleichermaßen relevant. Die Auswahl der richtigen KPIs in Abstimmung mit den Zielen und Visionen des Unternehmens ist entscheidend für den Erfolg und wird der Praxis oft stiefmütterlich behandelt. Eine Auswahl der wichtigsten KPI aus der Welt der Operational Excellence, die zur Identifikation und gezielten Reduzierung von Verlusten verwendet werden sollten, sehen sie in der folgenden Tabelle. Für alle diese Kennzahlen gilt, dass die Schlagkraft darin besteht, dass die Verlustebenen sehr gut ausgearbeitet sind, das Erfassungssystem lückenlos funktioniert und eine kontinuierliche Analyse stattfindet, damit Verluste planbar und optimierbar sind.

Was macht eine gute Kennzahl aus?

Eine gute Kennzahl (KPI) sollte klar definiert, messbar und für das Unternehmen von Bedeutung sein. Sie ist ein effektives Werkzeug zur Steuerung und Optimierung von Prozessen. Hier sind die wichtigsten Eigenschaften einer guten Kennzahl:Grundsätzlich sollte bei der Auswahl und Ausrichtung der Kennzahlen auch das Konzept des Magischen Vierecks berücksichtigt werden. Das Viereck besteht aus den Seiten Qualität, Zeit, Kosten und Personal. Bei all diesen Komponenten sollte sichergestellt werden, dass es bei der Auswahl der Kennzahlen eine ausgewogene Betrachtung gibt und aus jeder Perspektive Kennzahlen eingebunden sind. Dabei sollte die Vermeidung von Zielkonflikten in den Kennzahlen auf allen Ebenen bewusst sein. Die folgende Tabelle fasst die Eigenschaften sehr guter KPI zusammen:

Verluste identifizieren und analysieren: Der Einsatz moderner Software

Der Einsatz von Softwarelösungen zur Identifikation und Analyse von Verlusten bringt erhebliche Vorteile mit sich, birgt jedoch auch einige Herausforderungen.

Vorteile

Automatisierung: Softwarelösungen automatisieren die Datenerfassung und -verarbeitung, wodurch manuelle Eingabefehler vermieden werden. Dies beschleunigt nicht nur den gesamten Prozess, sondern verbessert auch die Genauigkeit der Daten. Unternehmen können dadurch effizienter arbeiten, da Zeit und Ressourcen, die zuvor für manuelle Aufgaben benötigt wurden, eingespart werden.

Visualisierung: Komplexe Daten und KPIs werden in leicht verständlichen Grafiken und Dashboards standardisiert dargestellt. Diese Visualisierungen helfen, Muster, Trends und Anomalien sofort zu erkennen. Führungskräfte können so schneller fundierte Entscheidungen treffen, um Ineffizienzen oder Verluste zu beheben, bevor sie sich verschärfen.

Echtzeit-Daten: Mit Softwarelösungen haben Unternehmen Zugriff auf Echtzeit-Daten, die es ermöglichen, sofort auf Probleme zu reagieren. Beispielsweise können Produktionsausfälle oder ineffiziente Prozesse direkt erkannt und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden, um Kosten und Zeitverluste zu minimieren.

Analyse: Lernende Software ist mittels Mustererkennung (KI) in der Lage Schwerpunktthemen in den Verlustdaten selbstständig zu erkennen und zielgenaue Handlungsfelder vorzuschlagen, sodass Fachkräfte sich auf die Erarbeitung der Lösungen und Zusammenhänge fokussieren können und ihre Zeit nicht in der Analyse und Datenerhebung verschwenden.

Nachteile

Kosten: Die Implementierung von Softwarelösungen kann hohe Anfangsinvestitionen erfordern, darunter Kosten für Lizenzen, Hardware und Anpassungen an die bestehenden Systeme. Hinzu kommen laufende Kosten für Wartung und Updates.

Technologieabhängigkeit: Die Abhängigkeit von Software birgt das Risiko von Systemausfällen oder technischen Störungen. Wenn die Software ausfällt, können wichtige Daten nicht erfasst oder analysiert werden, was zu Verzögerungen und möglicherweise zu weiteren Verlusten führt. Sicherheitslücken und Datenschutzprobleme sind ebenfalls mögliche Risiken.

Komplexität und Schulung: Der Einsatz neuer Software erfordert Schulungen für die Mitarbeitenden. Nicht alle sind sofort in der Lage, mit der neuen Technologie umzugehen, was anfangs zu Frustrationen und besonders auch zu Widerständen führen kann. Um die Software effizient zu nutzen, sind Zeit und Ressourcen für Trainings notwendig.

Best Practices zur Implementierung von KPI

Die Implementierung eines effektiven KPI-Systems erfordert eine sorgfältige Planung und Durchführung. Hier sind einige Best Practices:

Identifikation und Auswahl der relevanten KPIs: Beginnen Sie mit der Identifikation von KPIs, die direkt mit den strategischen Zielen & Treibern des Unternehmens verbunden sind. Dabei kann sich unter anderem auch an dem Modell der vier Seiten, bestehend aus Qualität, Zeit, Kosten und Personal, orientiert werden. Die KPIs sollten so ausgewählt sein, dass sie den Fortschritt zu den strategischen Zielen des Unternehmens messbar und transparent machen.

Definition und Abgrenzung: Die ausgewählten Messparameter sollten anschließend genau definiert werden. Dies beinhaltet beispielsweise die konkrete Erhebungsmethode und Berechnung der Kennzahl. Außerdem sollte genau festgehalten werden welchen Zweck die Kennzahl erfüllt, und warum sie zur Erreichung der strategischen Ziele relevant ist.

Zielkonflikte aufdecken: Für eine präzise Steuerung und Fortschritte in Richtung der Ziele, ist eine fein justierte und genau abgestimmte Kennzahlenstruktur unabdingbar. Um sicherzustellen, dass die Kennzahlen untereinander abgestimmt sind, und die Zielerreichung fördern, ist es wichtig, diese auf Konflikte zu prüfen. Widersprüchliche Kennzahlen können besonders auch innerhalb der verschiedenen Dimensionen und Ebenen entstehen. Dies lässt sich auch an folgendem vereinfachten Beispiel darstellen:
Ein Unternehmen hat die Kennzahlen OEE und OTIF als zielführend identifiziert. Um die OTIF-Quote zu erhöhen, könnte das Unternehmen Maschinen schneller und außerhalb optimaler Wartungszyklen laufen lassen. Dies kann die OEE negativ beeinflussen, da ungeplante Ausfallzeiten oder Maschinenprobleme auftreten können, wenn die Wartung vernachlässigt wird. Dies kann wiederum die Effizienz der Maschine senken.

Kennzahlenkaskaden entwickeln und herunterbrechen: In einer Kennzahlenkaskade werden Kennzahlen logisch miteinander verknüpft und hergeleitet, um so die Ebenen der strategischen, taktischen und Prozesskennzahlen zu verbinden. Während die strategischen Kennzahlen die Gesamtziele und Visionen widerspiegeln, bilden die taktischen und Prozess-Kennzahlen konkrete Messgrößen ab, welche dazu beitragen, die strategischen Ziele zu erreichen. Die Kennzahlenkaskade ermöglicht es, dass die Ziele heruntergebrochen werden, und die Mitarbeitenden in ihren täglichen Prozessen ihren Beitrag zu der übergeordneten Vision verstehen.

Erfassungssystem Implementierung: Erfassungssysteme sind entscheidend, um die Leistung eines Unternehmens, anhand der identifizierten Kennzahlen, kontinuierlich zu messen, überwachen und zu analysieren. Mit dem Aufbau und der stetigen Verbesserung des Systems wird eine präzise und kontinuierliche Verfolgung der Ziele erlaubt.

Kontinuierliche Überprüfung und Anpassung: Überwachen und passen Sie die KPIs, sowie die Verluste und das Erfassungssystem, regelmäßig an veränderte Bedingungen an. Schulen Sie ihre Mitarbeitende, fördern Sie ihre Beteiligung, und verankern sie die Kennzahlen verantwortungsgerecht an der KPI-Überwachung und Prozessoptimierung.

Diese Methoden helfen bei der Erarbeitung von Kennzahlensystemen

• Kennzahlenbaum zur Erarbeitung konsolidierender Kennzahlensets bis auf Verlustebene
• RACI-Matrix zur klaren Strukturierung der Verantwortung auf Basis der Kennzahlenbäume
• KPI-Repository zur Eindeutigen Zielklärung, Berechnung, Definition und Steuerungslogik der Kennzahlen
• SIPOC zur Herstellung einer Prozessrelevanz, Kunden- und Lieferantenfokus und zur Überprüfung des Zusammenhangs im Gesamtprozess

Maßnahmen zur Reduktion von Verlusten: Der Weg zur operativen Exzellenz

Kennzahlen, Ziele und Verluste haben den Zweck, den Fortschritt in Richtung der strategischen Unternehmensziele messbar und transparent zu machen. Es geht nicht darum, Prozesse einfach nur um ihrer selbst willen zu optimieren. Stattdessen dient jede Optimierungsmaßnahme dem klaren Ziel, das Unternehmen durch Effizienzsteigerung und Prozessoptimierung näher an seine langfristige Vision zu bringen.

Basierend auf den erfassten Daten können Unternehmen jene Prozesse und Verlustquellen identifizieren, deren Reduzierung die Zielerreichung ermöglicht. Typische Maßnahmen wie Major Kaizen & Fokusprojekte, die Implementierung neuer Technologien, das Training von Mitarbeitenden oder die Anpassung bestehender Arbeitsabläufe tragen nicht nur zur Reduktion von Ineffizienzen bei, sondern auch dazu, die Unternehmensvision in greifbare Erfolge umzuwandeln.

Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) ist hierbei unerlässlich, um sicherzustellen, dass die getroffenen Maßnahmen fortlaufend evaluiert und an die sich wandelnden strategischen Ziele angepasst werden. Durch Pilotprojekte können neue Optimierungsschritte zunächst in kleinem Rahmen getestet werden, bevor sie umfassend implementiert werden – immer mit dem klaren Fokus auf die langfristige Zielerreichung und nicht allein auf kurzfristige Effizienzgewinne. Die Absicherung aller Fortschritte erfolgt in einem exzellenten Shopfloor Management und einer übergeordneten Steuerungsstruktur.

Fazit

KPIs sind entscheidend, um Verluste zu identifizieren und gezielte Maßnahmen zur Verbesserung zu ergreifen. Sie bieten eine transparente Sicht auf die aktuellen Leistungsdaten und ermöglichen es Unternehmen, ihre strategischen Ziele präzise zu verfolgen. Der Einsatz moderner Softwarelösungen unterstützt diesen Prozess, indem sie die Datenerfassung und -analyse automatisieren und visualisieren. Unternehmen sollten KPIs daher nicht nur zur Messung des Status quo nutzen, sondern auch als Werkzeug, um kontinuierlich ihre Leistung zu optimieren. Ein effektives KPI-System hilft dabei, Verluste zu minimieren und sicherzustellen, dass die Unternehmensstrategie erfolgreich umgesetzt wird.

In unserem Whitepaper gehen wir auf die wesentlichen Elemente einer ganzheitlichen Transformation hin zu Operational Excellence ein.